Visma Document Center

Overblik

Visma Document Center er et moderne, men enkelt værktøj til elektronisk dokumenthåndtering.

Elektroniske bilag giver en lettere godkendelsesprocedure, samt en mere effektiv arkivering. Det er ligeledes væsentlig billigere at have dokumenterne arkiveret i elektronisk form end i tilsvarende papirversioner.

Nyeste tiltag

Document Center er senest blevet udvidet med en OCR-tolk, der gør det muligt umiddelbart efter indscanningen af eksempelvis en leverandørfaktura at lade tolken 'gennemløbe' en faktura for automatisk fremfinding af de aktuelle oplysninger om leverandør nr., faktura dato og fakturabeløb. Hvad tolken fremfinder, placeres automatisk på bilagslinien, og reducerer dermed indtastningsarbejdet med mellem 70 og 90%.

Indhold

Med elektronisk dokumenthåndtering får du bla. følgende:

• Generel håndtering af alle former for grafiske bilag
• Mulighed for at medarbejdere nemt og hurtigt kan genfinde dokumentet – uanset hvor i processen bilaget er.
• Bilagsgodkendelse sker på skærmen, og evt. kommentarer følger bilaget hele vejen rundt og tilbage ind i Visma.
• Man har et godt overblik over hvad ligger "ude" hos de enkelte beslutningsansvarlige, og man kan vælge evt. at bogføre bilaget på en interimskonto.
• Alle dokumenter kan vedhæftes til mail.
• Godkendelsesproceduren kan styres ud på flere personer.
• Mulighed for også at arkivere andre dokumenter elektronisk (licenskontrakter, samarbejdsaftaler mv.) - så det hurtigt og nemt kan genfindes i en konkret situation.
• Det er både økonomisk og praktisk attraktivt at bevare sine dokumenter elektronisk frem for i mapper og skabe. At finde et gammelt dokument er jo pludselig langt hurtigere, og du skal ikke sidde på kontoret for at se bilaget.
• Visma Document Center kan, sammen med online banking modulet, være en aktiv del af kreditorstyringen.
  

Undersøgelser viser at det koster ca. dkr. 1.500 at håndtere en købsfaktura manuelt igennem en organisation … så der er tid og penge at spare. Kontakt os gerne for en nærmere præsentation af Visma Business Document Center og OCR-tolk.

Eksempel på skærmbillede:

Elektronisk dokument indscanning

Elektronisk dokumentbehandling er ressourcebesparende og overskueligt. Med Visma Business får man et moderne, enkelt værktøj til elektronisk administration af dokumenter. Fuld oversigt over dokumenthåndteringen, og den tid, som bruges på administration af dokumenter, formindskes betydeligt. Elektronisk håndtering af regnskabsdokumenter øger kvaliteten af arbejdet med indgående fakturaer. Det giver store ressourcebesparelser og et bedre overblik.

Fuld kontrol på alle niveauer

I Visma Business arkiveres alle indscannede bilag elektronisk. Det giver fuld kontrol på alle niveauer, og brugerne kan se, hvor langt et bilag er nået i godkendelsesproceduren. De fleste virksomheder vil sandsynligvis kunne opnå store besparelser ved at ruske op i de fastgroede rutiner for kopiering, videregivelse, arkivering af bilag og regnskabsdokumenter.

Altid tilgængeligt

Alle dokumenter kan vises på skærmen – bilag efter bilag. Brugeren har til hver en tid fuldt overblik over sine dokumenter og kan også overføre attesteringsansvaret til andre i tilfælde af fravær.

dokumentet er kun et museklik væk.